Hãy tưởng tượng, bạn đang nhìn vào kế hoạch của mình, và thấy trong ngày hôm nay bạn phải xử lý 20 đầu công việc ngổn ngang.
Chà, 20 đầu công việc. Và bạn bắt đầu cảm thấy chóng mặt, như thể bạn không thể hoàn thành nổi chuỗi công việc nối đuôi nhau này.
Tuy nhiên, những tỷ phú trên thế giới mỗi ngày phải xử lý số đầu việc thậm chí còn nhiều hơn bạn. Có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao họ làm được, còn điều này dường như lại quá khó đối với chúng ta? Câu trả lời là: Họ làm việc thông minh hơn, nên họ hoàn thành được nhiều đầu việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Vậy, thế nào là xử lý công việc thông minh? Trong vấn đề quản lý công việc, khi ai đó nhắc đến từ "thông minh", thì ý của họ là "tiết kiệm thời gian". Nói cách khác, khi bạn có thể tìm ra một cách nào đó để đẩy nhanh hiệu suất công việc, thì nó được gọi là làm việc thông minh.
Vậy làm sao để chúng ta đẩy nhanh hiệu suất công việc? Với 20 đầu việc ngổn ngang, không đâu vào đâu, sao chúng ta có thể hoàn thành tốt chúng? Câu trả lời là: Bạn có thể làm đến vài chục đầu việc mỗi ngày, nếu bạn biết cách gom chúng lại thành các nhóm việc.
Sang gọi phương pháp này là Chunking.
Ví dụ, hãy nhìn vào 20 đầu việc mà bạn đang có. Bạn có thể nhóm những công việc nào lại với nhau để xử lý cùng một lúc? Email chẳng hạn. chunking.Khi bạn dồn sự tập trung và năng lượng của mình vào việc viết mail, bạn sẽ hoàn thành 5 email trong 1 tiếng đồng hồ. Trong khoảng thời gian này, não bạn được thiết lập để chỉ tập trung vào việc viết mail mà không có sự xao nhãng từ những việc có tính chất khác. Khi đó, thời gian trung bình dành cho 1 email sẽ được rút ngắn.
Tương tự với việc ra ngoài. Nếu hôm đó bạn có hẹn đi ăn với khách hàng, hãy nhìn trong list của bạn xem bạn có cần đi mua gì không hay ghé qua đâu không. Hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian bạn ở bên ngoài để làm hết những việc này, bởi vì bạn không muốn mình phải chạy đi chạy lại cả ngày.
Sang áp dụng Chunking nhiều nhất trong việc quay video. Bởi vì mỗi lần chuẩn bị set quay ngốn của Sang và team rất nhiều thời gian. Vì thế, nếu đã tốn một công set-up, Sang sẽ lên kế hoạch quay một lúc 4-5 video.
Hãy tưởng tượng, nếu bạn không nhóm các đầu công việc theo tính chất, mà xử lý chúng một cách ngẫu nhiên. Có lẽ bạn sẽ dành một tiếng đồng hồ lang thang ngoài đường chỉ để mua một cuốn sách, rồi về công ty vặn não nửa tiếng viết email cho đối tác, sau đó lại mất thêm 1 tiếng nữa để đến điểm hẹn ăn trưa cùng khách hàng. Bạn mất thời gian vì bạn xoay chuyển sự chú ý của não bộ liên tục, khiến nó phải thích nghi với tình huống mới. Nếu bạn có 20 nhiệm vụ, não bạn phải thích nghi với những nhiệm vụ đó 20 lần. Nếu bạn có 30 nhiệm vụ, não bạn cần thời gian để thích nghi 30 lần. Cứ như thế.
Nhưng nếu bạn nhóm các đầu công việc lại thành 3-4 nhóm liên quan. Não bạn sẽ chỉ phải dừng lại để thích nghi với công việc mới 3-4 lần trong ngày.
Kinh nghiệm đã cho Sang biết rằng, khi nhìn vào to-do list, con số 20 mới là thứ khiến chúng ta cảm thấy đáng sợ và nản lòng. Nhưng thật ra những công việc này không đáng sợ như bạn nghĩ. Nếu bạn biết nhóm chúng lại để xử lý triệt để từng nhóm việc, bạn sẽ hoàn thành tất cả những công việc này một cách đầy bất ngờ.