Checklist có lẽ là công cụ quản lý công việc không còn xa lạ gì với bạn nữa. Hẳn là bạn đã nghe về nó, thấy người khác dùng nó, hoặc chính bạn cũng đã từng sử dụng công cụ này. Nếu hiện tại bạn đang không dùng Checklist để quản lý công việc, Sang thật lòng khuyên bạn nên sử dụng ngay bây giờ, bởi vì mặc dù đây là một công cụ đơn giản, nhưng hiệu quả nó mang lại thì vô cùng lớn lao.
Bạn đoán xem, nơi đầu tiên sử dụng checklist là ở đâu? Không phải doanh nghiệp. Không phải start-up. Không phải trường học. Mà là một bệnh viện tại Mỹ. Một nghiên cứu sinh đã quan sát được rằng vì các bác sĩ thường xuyên quên rửa tay, hoặc quên một bước nào đó trong quy trình an toàn, mà số bệnh nhân tử vong ở bệnh viện ngày càng tăng. Vì vậy, nghiên cứu sinh này đã nghĩ ra một cách, đó là tạo lập một danh sách các bước cần làm trước khi vào phòng phẫu thuật. Kết quả là, khi các bác sĩ thực hiện đúng theo quy trình, không bỏ sót bước nào, số ca tử vong ở bệnh viện cũng giảm xuống. Danh sách này nhanh chóng lan truyền từ bệnh viện này sang bệnh viện khác trên khắp nước Mỹ, và là tiền thân của Checklist mà ngày nay chúng ta vẫn sử dụng để quản lý công việc.
Như bạn đã thấy trong câu chuyện trên, điểm mạnh nhất của Checklist đó là nó giúp bạn không bao giờ bỏ sót một đầu việc nào. Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực chất, não bạn không thể tự vận hành để tự nhớ những gạch đầu dòng một cách mạch lạc và không bỏ sót. Câu chuyện về các bác sĩ ở bệnh viện nọ là minh chứng cho điều đó. Dù họ phẫu thuật mỗi ngày, nhưng thực chất vẫn có những ngày họ quên rửa tay. Và bạn cũng vậy. Dù bạn nhớ rất rõ mình phải làm gì vào đầu ngày làm việc, nhưng khi tan sở, đừng quá bất ngờ khi phát hiện ra mình còn hàng đống việc chưa được xử lý.
Trong thời đại 4.0, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp, chúng ta rất ít khi có cơ hội chỉ ngồi im một chỗ và làm một công việc có tính chất nhất quán xuyên suốt. Mà thường thì, chúng ta bị xoay vần bởi những nhiệm vụ từ lớn đến nhỏ, từ chuyện quan trọng đến những thứ linh tinh vụn vặt cần xử lý. Liệu bạn có nhớ được hết những nhiệm vụ từ lớn nhất đến nhỏ nhất không? Nếu bạn quên bước nào thì sao? Khi có một checklist trong tay, tình huống đó sẽ không bao giờ đến.
Bạn hãy dùng checklist ngay vì nó cực kỳ hiệu quả, đặc biệt khi bạn phải xử lý nhiều công việc đơn lẻ không có tính chất xuyên suốt hay liên tục. Ngày của bạn sẽ kết thúc, bạn sẽ ra về, tận hưởng thời gian ở một mình hoặc ở bên bạn bè mà không phải lăn tăn gì về việc: "Liệu mình có quên việc gì không nhỉ?"'.